2020년 1월 29일에 공포된 상법 시행령 중 2021년 1월 1일부터 시행되는 제31조 제4항은 상장회사의 주주총회 소집 통지 ∙ 공고 시 사업보고서 및 감사보고서를 함께 제공하도록 의무화하면서, 다만 상장회사가 실무상 주주총회 2주 이전에 이루어져야 하는 소집 통지·공고 전까지 감사보고서 및 사업보고서를 작성하기 어렵다는 점을 고려하여 주주총회 1주일 전 당해 서류를 전자문서 발송 또는 회사 홈페이지 게재로 갈음할 수 있도록 하였습니다. 

위 규정과 관련하여, 자본시장과 금융투자업에 관한 법률(이하 “자본시장법”) 제159조 제1항은 사업보고서를 사업연도 경과 후 90일 이내에 금융위원회와 거래소에 제출하도록 정하고 있고, 통상 사업연도가 12월에 종료된 후 3월달에 정기주주총회가 개최된다는 점에서, 정기주주총회 소집 시 제공 또는 공개되어야 하는 사업보고서 및 감사보고서가 금융위원회와 거래소에 제출된(즉, DART 공시가 된) 사업보고서 및 감사보고서야 하는지에 대하여 논란이 있었습니다.  즉, 정기주주총회 소집 시 사업보고서 및 감사보고서를 제공 또는 공개하기 위하여 사전에 금융위원회와 거래소에 사업보고서 및 감사보고서를 제출 절차를 완료해야 하는 것인지, 아니면 상법 시행령의 의무와 자본시장법에 따른 사업보고서 제출 의무는 별개의 것이므로 금융위원회와 거래소에 제출되기 전의 사업보고서를 상법 시행령에 따라 주주들에게 제공할 수 있는 것인지의 문제입니다. 

이와 관련하여, 법무부에서는 최근 상법 시행령에 따라 주주에게 제공되어야 하는 사업보고서 및 감사보고서는 자본시장법에 따라 금융위원회와 거래소에 “제출한” 사업보고서와 감사보고서를 의미한다는 의견을 밝힌 것으로 알려졌습니다.  이는 주주에게 정확한 정보가 제공되어야 한다는 점과 이를 통해 주주총회 개최 시기 분산을 추구하고자 하는 정책적인 이유가 고려된 것으로 보여집니다. 

사업보고서와 감사보고서 준비에 필요한 시간을 고려하면 상장회사에게 상당한 부담이 될 것으로 보이기는 하나, 법무부에서 위와 같은 입장을 밝힌 이상 적어도 총회일 7일 전에 사업보고서와 감사보고서 공시가 이루어져야 한다는 점을 고려하여서 주주총회 일정을 잡고, 이에 맞추어 사업보고서와 감사보고서 준비를 하여야 할 것입니다. 

또한 장기적으로는 정기주주총회를 3월 이후에 개최할 수도 있도록 정관을 개정하는 것도 고려해야 할 것으로 보입니다.